Uma camada de inteligência que liga o WhatsApp, os documentos e o TaxSlayer, para que cada pessoa do time gaste o tempo no que só ela sabe fazer.
Confidencial · preparado para Vinicius Evangelista · agosto 2026
Hoje a EG entrega ~3.000 declarações por ano com uma operação que vive no WhatsApp. A ideia da VeloPrep é simples: o trabalho repetitivo (receber documento, separar, conferir se falta algo, digitar, responder "já ficou pronta?") passa para a máquina; o julgamento fiscal e a relação com o cliente ficam com o time. O resultado que buscamos é um só: cada preparador entregando mais declarações por semana, sem trabalhar mais horas.
Números da nossa conversa; parte da proposta é medir os reais juntos (seção 12).
Nada disso é culpa de ninguém: é o que acontece com toda firma que cresce em cima do WhatsApp. O canal é perfeito para falar com o cliente brasileiro; ele só não foi feito para ser arquivo, fila de trabalho e sistema de status ao mesmo tempo.
W-2 chega no meio de 40 mensagens; alguém precisa achar, baixar, renomear e guardar. Cada busca é tempo de gente cara.
"Falta o 1099 do banco": alguém lembra, alguém cobra, alguém confere. Multiplicado por 3.000 clientes.
Boa parte do tempo do preparador é ler caixinha de W-2 e digitar no TaxSlayer, e não usar o que ele sabe de imposto.
Cada pergunta dessas vira: mensagem → busca manual → pergunta ao preparador → espera → resposta. O time atende em vez de produzir.
Quanto custa UMA declaração hoje, do oi ao arquivo? Sem essa régua, não dá para saber onde melhorar nem quanto se ganhou.
Do jeito atual, 4.000 declarações no ano que vem significa mais gente, mais WhatsApp, mais caos. Crescimento com margem menor.
O mesmo W-2, em dois mundos. A diferença não é fazer mais rápido a mesma coisa: é mudar o papel do preparador de digitador para revisor. Quem revisa produz mais, erra menos e faz um trabalho melhor de se fazer.
Não substitui preparador. Nenhuma declaração vai ao IRS sem um humano do time revisar e aprovar: essa regra é de arquitetura, não de promessa.
Não tira o WhatsApp. O cliente continua falando por onde sempre falou; o que muda é o que acontece por trás da conversa.
Não troca os sistemas de vocês. O TaxSlayer continua sendo o motor fiscal. A VeloPrep conecta e organiza o que já existe.
A EG ganha em cada fase, independentemente das seguintes. E nada começa sem número de partida.
Entrevista com você e com o time + cronômetro em ~10 declarações reais. Sem número de partida, nenhuma melhoria é comprovável.
Um lugar só para documentos, status e pendências (ferramenta de mercado onde couber). WhatsApp vira canal; deixa de ser arquivo.
Piloto com ~100 declarações: metade no processo atual, metade com a ferramenta lendo e preenchendo. Placar lado a lado.
O que o piloto provou entra na temporada. Status automático no WhatsApp, checklist vivo, preparador como revisor.
Estudamos o mercado inteiro de software para firmas de tax (TaxDome, Karbon, Canopy, Juno, SmartWiz, Financial Cents e outros). A conclusão: em cada camada em que o mercado já resolveu o problema, usamos a melhor ferramenta pronta; a Prox constrói apenas a camada que ninguém vende. O papel da Prox é de arquiteto da solução: a EG ganha o benefício em qualquer cenário, porque não dependemos de uma aposta única.
Sistema de documentos, status, pendências e portal do cliente (candidato do estudo: TaxDome, líder da categoria, com portal em PT/ES/EN e integração com TaxSlayer). Custa na casa de $1 por declaração.
Extração automática de W-2/1099 direto para o tax software (candidato do estudo: SmartWiz, o único com integração verificada com o TaxSlayer Pro Web de vocês, incl. Schedule C). Paga por declaração; entra no piloto para provar.
TaxSlayer Pro Web continua. Nenhuma migração de sistema fiscal antes de ROI provado; a equipe não reaprende nada.
VeloPrep: WhatsApp em português com status automático, cobrança de pendência, checklist vivo, medição de custo por declaração e a orquestração de tudo acima. É o que nenhuma ferramenta vende, e o que faz o conjunto funcionar para o cliente imigrante.
Ponto de entrada: importar do CRM ou subir documento do cliente
Cada documento com seu progresso de leitura, em tempo real
Painel dentro do próprio TaxSlayer, um botão, revisão sempre obrigatóriaNomes de ferramentas são os candidatos apontados pelo estudo; a escolha final sai do piloto, com número, não de catálogo.
Antes de qualquer aposta grande, um teste honesto: 100 declarações comparáveis, 50 no processo atual e 50 com a ferramenta, medindo minutos de trabalho humano, erros, retrabalho e declarações por dia. O placar decide, não o entusiasmo.
Se parar, parou: nesse caso a EG não pagou nada (seção 8). Sem contrato longo, sem ferramenta encalhada.
Regra combinada: nenhum custo fixo novo em D0. A Prox financia a construção inteira; a EG só paga por declaração que a ferramenta processar, na temporada, com dinheiro que a própria ferramenta gera. E ninguém do time é dispensado: a régua é uso da ferramenta, não corte de folha.
A Prox constrói e roda o piloto sem custo para a EG. Única exceção: se a EG cancelar o projeto antes de janeiro, paga $3.000 por mês corrido de construção (a proteção de quem financiou tudo).
Só na declaração que a ferramenta processar. É ~50% da economia medida por declaração (custo de ~$30 caindo para ~$15), o número que você mesmo topou em 18/08, com um teto fixo em vez de percentual aberto: no mercado, só a digitação automática já custa $16–20 por declaração (tabela do SmartWiz), sem WhatsApp, sem português, sem status.
Se o placar da seção 7 não bater, o projeto para em dezembro e a EG não pagou nada. O risco da construção é 100% da Prox.
A conta, em exemplos redondos:
A ferramenta processa 1.000 declarações → a EG paga $15.000. Essas mesmas 1.000 declarações geram ~$300.000 de receita (a ~$300 cada). O custo da ferramenta é ~5% da receita que ela ajudou a entregar.
O tempo liberado faz o mesmo time entregar, digamos, +500 declarações na temporada. São +$150.000 de receita nova sem contratar ninguém. A ferramenta dessas 500 custa $7.500.
$10/declaração em todas as processadas + 25% da receita só das declarações ACIMA da linha de base de setembro. Exemplo: 400 acima da linha = $120.000 de receita nova; $90.000 ficam na EG, $30.000 vão para a Prox. Escolhemos juntos A ou B.
A receita média de ~$300/declaração é estimativa a confirmar na nossa conversa; a "linha de base" é o cronômetro de setembro (seção 12). Termos completos (dados, IP, saída) estão no e-mail/one-pager.
Os exemplos da seção 8 usam números redondos. Aqui você mexe nos números da EG e vê o resultado mudar na hora.
mão de obra, com o tempo reduzido
no volume atual, na temporada inteira
$15 × declarações processadas
a ferramenta custa mais do que a mão de obra que ela poupa neste cenário
declarações a mais que a mesma equipe produz no tempo liberado
Se a EG tiver demanda para preencher essa capacidade
$15 × total processado (atual + novo)
receita nova + economia de mão de obra − custo da ferramenta
Todos os valores de partida são estimativa da nossa conversa e existem para ser corrigidos com os números reais da EG. A linha de base oficial sai do cronômetro de setembro, e é sobre ela que os dois lados combinam o modelo.
O VeloPrep dentro da EG é o primeiro passo de algo maior: a contabilidade nativa de IA para o imigrante brasileiro, da abertura da empresa ao compliance recorrente (balanços, COSIT 56, declarações), tudo em português, no canal em que a comunidade vive. O mercado americano já validou esse modelo em inglês; ninguém o construiu para a nossa comunidade.
Como chegamos lá: primeiro o motor prova na temporada, com números auditados. O que vem depois, desenhamos juntos, sobre resultado medido, não sobre promessa.
Contrato de serviço por resultado (esta proposta). O motor prova em campo, com os números da EG.
3.000+ declarações processadas viram um resultado auditado, medido contra a linha de base.
Com o resultado na mesa, sentamos para desenhar o que vem depois. Nada se decide antes disso.
Para desenhar isso direito, precisamos aprender com quem faz o trabalho. Não é auditoria e não é avaliação de ninguém: é a ferramenta sendo desenhada em volta do jeito de trabalhar de vocês, e não o contrário. Quem participa, decide como o copiloto vai funcionar.
Fecha com o combinado prático: cronometrar ~10 declarações reais com a Viviane e a Sasha em setembro (a "linha de base"). É esse número que protege os dois lados: a EG só paga sobre melhoria comprovada em cima dele.
Uma resposta de "De acordo" no e-mail com os termos, e a agenda das entrevistas de setembro marcada. A pré-temporada começa aí; em janeiro, o jogo já é outro.
Prox Technology LLC · Renato