Uma camada de inteligência que liga o WhatsApp, os documentos e o TaxSlayer, para que cada pessoa do time gaste o tempo no que só ela sabe fazer.
Confidencial · preparado para Vinicius Evangelista · agosto 2026
Hoje a EG entrega ~3.000 declarações por ano com uma operação que vive no WhatsApp. A ideia da VeloPrep é simples: o trabalho repetitivo (receber documento, separar, conferir se falta algo, digitar, responder "já ficou pronta?") passa para a máquina; o julgamento fiscal e a relação com o cliente ficam com o time. O resultado que buscamos é um só: cada preparador entregando mais declarações por semana, sem trabalhar mais horas.
Números da nossa conversa; parte da proposta é medir os reais juntos (seção 11).
Nada disso é culpa de ninguém: é o que acontece com toda firma que cresce em cima do WhatsApp. O canal é perfeito para falar com o cliente brasileiro; ele só não foi feito para ser arquivo, fila de trabalho e sistema de status ao mesmo tempo.
W-2 chega no meio de 40 mensagens; alguém precisa achar, baixar, renomear e guardar. Cada busca é tempo de gente cara.
"Falta o 1099 do banco": alguém lembra, alguém cobra, alguém confere. Multiplicado por 3.000 clientes.
Boa parte do tempo do preparador é ler caixinha de W-2 e digitar no TaxSlayer, e não usar o que ele sabe de imposto.
Cada pergunta dessas vira: mensagem → busca manual → pergunta ao preparador → espera → resposta. O time atende em vez de produzir.
Quanto custa UMA declaração hoje, do oi ao arquivo? Sem essa régua, não dá para saber onde melhorar nem quanto se ganhou.
Do jeito atual, 4.000 declarações no ano que vem significa mais gente, mais WhatsApp, mais caos. Crescimento com margem menor.
O mesmo W-2, em dois mundos. A diferença não é fazer mais rápido a mesma coisa: é mudar o papel do preparador de digitador para revisor. Quem revisa produz mais, erra menos e faz um trabalho melhor de se fazer.
Não substitui preparador. Nenhuma declaração vai ao IRS sem um humano do time revisar e aprovar: essa regra é de arquitetura, não de promessa.
Não tira o WhatsApp. O cliente continua falando por onde sempre falou; o que muda é o que acontece por trás da conversa.
Não troca os sistemas de vocês. O TaxSlayer continua sendo o motor fiscal. A VeloPrep conecta e organiza o que já existe.
A EG ganha em cada fase, independentemente das seguintes. E nada começa sem número de partida.
Entrevista com você e com o time + cronômetro em ~10 declarações reais. Sem número de partida, nenhuma melhoria é comprovável.
Um lugar só para documentos, status e pendências (ferramenta de mercado onde couber). WhatsApp vira canal; deixa de ser arquivo.
Piloto com ~100 declarações: metade no processo atual, metade com a ferramenta lendo e preenchendo. Placar lado a lado.
O que o piloto provou entra na temporada. Status automático no WhatsApp, checklist vivo, preparador como revisor.
Estudamos o mercado inteiro de software para firmas de tax (TaxDome, Karbon, Canopy, Juno, SmartWiz, Financial Cents e outros). A conclusão: em cada camada em que o mercado já resolveu o problema, usamos a melhor ferramenta pronta; a Prox constrói apenas a camada que ninguém vende. O papel da Prox é de arquiteto da solução: a EG ganha o benefício em qualquer cenário, porque não dependemos de uma aposta única.
Sistema de documentos, status, pendências e portal do cliente (candidato do estudo: TaxDome, líder da categoria, com portal em PT/ES/EN e integração com TaxSlayer). Custa na casa de $1 por declaração.
Extração automática de W-2/1099 direto para o tax software (candidato do estudo: SmartWiz, o único com integração verificada com o TaxSlayer Pro Web de vocês, incl. Schedule C). Paga por declaração; entra no piloto para provar.
TaxSlayer Pro Web continua. Nenhuma migração de sistema fiscal antes de ROI provado; a equipe não reaprende nada.
VeloPrep: WhatsApp em português com status automático, cobrança de pendência, checklist vivo, medição de custo por declaração e a orquestração de tudo acima. É o que nenhuma ferramenta vende, e o que faz o conjunto funcionar para o cliente imigrante.
Nomes de ferramentas são os candidatos apontados pelo estudo; a escolha final sai do piloto, com número, não de catálogo.
Antes de qualquer aposta grande, um teste honesto: 100 declarações comparáveis, 50 no processo atual e 50 com a ferramenta, medindo minutos de trabalho humano, erros, retrabalho e declarações por dia. O placar decide, não o entusiasmo.
Se parar, parou: o custo total do teste para a EG foram os meses de construção. Sem contrato longo, sem ferramenta encalhada.
O princípio: a Prox ganha quando a EG economiza, e na proporção da economia medida. Nada aqui sai de orçamento novo; sai do custo que a operação deixa de ter.
Fixo mensal enquanto a Prox constrói e roda o piloto das 100 declarações. Integralmente abatível do resultado da temporada: se o motor entrega, a construção saiu de graça.
Só nas declarações processadas pela ferramenta: metade da economia por unidade (custo de ~$30 caindo para ~$15, cada lado fica com metade), descontado o que já foi pago na construção.
Medida contra a linha de base cronometrada em setembro. Corte menor que o esperado = pagamento menor. Sem economia, o custo parou nos meses de construção.
O upside da EG é maior que a economia: cada hora liberada vira capacidade de atender mais clientes na mesma temporada, com receita de $300+ por declaração. Termos completos (dados, IP, saída) estão no e-mail/one-pager.
A intenção, dita com todas as letras desde já: se o motor provar na temporada o que o placar da seção 7 exige, a proposta é criarmos uma empresa nova, 50/50, de contabilidade nativa de IA para o imigrante brasileiro: abertura de empresas como porta de entrada e o compliance recorrente (balanços, COSIT 56, declarações) como o negócio de verdade. Você entra com a licença, o domínio da profissão e a confiança da comunidade; a Prox entra com a construção e a operação de IA.
Sem pressa e sem papelada agora: intenção declarada hoje, sociedade formalizada depois do motor provado. O compromisso desta fase é um só: escrever o business plan a quatro mãos.
Contrato de serviço por resultado (esta proposta). O motor prova em campo, com os números da EG.
Sessões de trabalho nós dois: mercado, preço, operação, papel de cada um. O documento nasce a quatro mãos.
Formalizada sobre resultado medido da temporada, com a EG como primeiro cliente e canal. Nome e estrutura, decidimos juntos.
Para desenhar isso direito, precisamos aprender com quem faz o trabalho. Não é auditoria e não é avaliação de ninguém: é a ferramenta sendo desenhada em volta do jeito de trabalhar de vocês, e não o contrário. Quem participa, decide como o copiloto vai funcionar.
Fecha com o combinado prático: cronometrar ~10 declarações reais com a Viviane e a Sasha em setembro (a "linha de base"). É esse número que protege os dois lados: a EG só paga sobre melhoria comprovada em cima dele.
Uma resposta de "De acordo" no e-mail com os termos, e a agenda das entrevistas de setembro marcada. A pré-temporada começa aí; em janeiro, o jogo já é outro.
Prox Technology LLC · Renato